Dringlichkeit der Anfrage einordnen
Eine allgemeine Bitte um Sachstand ist anders zu behandeln als eine Mitteilung über eine morgen ablaufende Frist. Maßgeblich sind Inhalt, Zugang, bisheriger Bearbeitungsstand und vereinbarte Erreichbarkeit. Es gibt keine allgemeine starre Antwortfrist für sämtliche Mandantenanfragen. Die Kanzlei muss ihre Kommunikation aber so organisieren, dass entscheidungserhebliche und dringende Informationen bearbeitet werden können.
Untätigkeit von fehlender Rückmeldung unterscheiden
Auch ohne Nachricht kann ein Schriftsatz fristgerecht eingereicht worden sein. Umgekehrt beweist eine freundliche Zwischenantwort keine tatsächliche Bearbeitung. Deshalb sollten gerichtliche Aktenzeichen, Einreichungen und Entscheidungen abgeglichen werden. Ein nachvollziehbares Auskunftsverlangen kann klären, welche Schritte erfolgt sind und welche Fristen noch laufen. Bei erkennbarer Gefahr ist eine bloße weitere Erinnerung möglicherweise unzureichend.
Kosten eines notwendigen Wechsels
Ein Wechsel kann zur Schadensbegrenzung erforderlich sein, verursacht aber nicht automatisch einen vollständig ersatzfähigen Mehrkostenblock. Zu prüfen sind Anlass, Zumutbarkeit, bereits verwertbare Arbeit und ohnehin anfallende Gebühren. Für einen verlorenen Ausgangsanspruch müssen zusätzlich die versäumte Handlung und deren Erfolgsaussicht untersucht werden. Dokumentieren Sie deshalb nicht nur erfolglose Anrufe, sondern auch die rechtliche Bedeutung der unbeantworteten Anfrage.
- Kontaktversuche mit Datum festhalten
- Dringliche Information im Wortlaut sichern
- Tatsächlichen Verfahrensstand unabhängig abgleichen