Zeitnahe Aufzeichnung oder spätere Rekonstruktion
Ein unmittelbar nach dem Gespräch erstellter Vermerk hat eine andere Entstehungssituation als eine erst nach Erhebung des Haftungsvorwurfs verfasste Erinnerung. Beide können Informationen enthalten, sollten aber nicht miteinander verwechselt werden. Relevant sind Datum, Verfasser, Detailgrad und Übereinstimmung mit E-Mails oder Entscheidungen. Eine nachträglich ergänzte Notiz sollte nicht als unverändert ursprüngliches Dokument ausgegeben werden.
Dokumentation ersetzt nicht verständliche Beratung
Ein interner Satz, wonach Risiken bekannt seien, beweist nicht automatisch, dass sie dem Mandanten hinreichend erläutert wurden. Umgekehrt ist nicht jede Beratung allein wegen fehlender schriftlicher Bestätigung unterblieben. § 50 BRAO betrifft die geordnete Handakte; für konkrete Beratungspflichten und ihre Nachweise bleiben Auftrag und Umstände maßgeblich. Der Inhalt muss daher mit dem tatsächlichen Entscheidungsprozess abgeglichen werden.
Eigene Unterlagen sachlich ergänzen
Mandanten können eine Chronologie mit Erinnerungen und vorhandenen Belegen erstellen. Wichtig ist die klare Kennzeichnung, was zeitgenössisch dokumentiert und was später erinnert wurde. Teilnehmer, besprochene Alternativen und offene Fragen sollten konkret benannt werden. Im Haftungsprozess werden sämtliche Erkenntnisse gewürdigt; ein einzelner Vermerk entscheidet nicht unabhängig vom übrigen Akteninhalt über Pflichtverletzung, Kausalität und Schaden.
- Entstehungszeit und Verfasser feststellen
- Vermerk mit tatsächlicher Kommunikation vergleichen
- Spätere Erinnerungen ausdrücklich kennzeichnen