Welche Aufbewahrungspflicht besteht
§ 50 BRAO verlangt eine geordnete Handakte und regelt grundsätzlich eine sechsjährige Aufbewahrung ab Schluss des Jahres der Auftragsbeendigung. Für erhaltene Dokumente enthält die Vorschrift weitere Regeln, unter anderem nach einer Aufforderung zur Abholung. Andere gesetzliche Pflichten bleiben unberührt. Es ist daher zu prüfen, um welche Dokumentart und welchen konkreten Zeitraum es geht.
Ersatzquellen früh nutzen
Nicht jede verschwundene Kopie bedeutet endgültigen Beweisverlust. Gerichtliche Akten, eigene E-Mails, Bankunterlagen und bei anderen Beteiligten vorhandene Dokumente können Lücken schließen. Der Umfang der Lücke sollte genau bezeichnet werden: Fehlt ein Schriftsatz, eine Originalurkunde oder lediglich eine interne Notiz? Ein pauschales Verlangen nach „allen Unterlagen“ erklärt noch nicht die Bedeutung eines bestimmten fehlenden Nachweises.
Haftungsfolgen sind nicht automatisch
Ein pflichtwidriger Verlust kann Kosten der Wiederbeschaffung oder einen weitergehenden Schaden verursachen. Dafür muss die konkrete Folge nachgewiesen werden. Auch beweisrechtliche Folgen hängen von Bedeutung, Verschulden und Umständen der Vereitelung ab; eine vollständig umgekehrte Beweislast folgt nicht aus jedem Aktenmangel. Entscheidend bleibt, welcher Sachverhalt ohne den Verlust hätte aufgeklärt werden können.
- Mandatsende und Vernichtungszeitpunkt feststellen
- Fehlende Dokumente einzeln bezeichnen
- Ersatzquellen und Wiederbeschaffungskosten dokumentieren