Mit den entscheidenden Zeitpunkten beginnen
Erfassen Sie Mandatsbeginn, konkrete Aufträge, Zustellungen, Fristen, Beratungen, eigene Weisungen und gerichtliche Entscheidungen. Für jeden Eintrag sind Datum, Beteiligte und Dokument hilfreich. Wenn ein Datum nur geschätzt ist, sollte dies erkennbar bleiben. Ein später erstellter Erinnerungsvermerk darf nicht als damaliges Gesprächsprotokoll bezeichnet werden. So bleibt die Darstellung auch bei offenen Punkten überprüfbar.
Fehler, Erkenntnis und Schaden trennen
Der Tag einer Pflichtverletzung kann vom ersten Schaden und vom späteren Erkennen des Fehlers abweichen. Diese Trennung ist besonders für Verjährungsfragen wichtig. Ordnen Sie außerdem zu, welche Entscheidung bei richtiger Beratung getroffen worden wäre und welche Unterlagen damals verfügbar waren. Später bekannt gewordene Tatsachen sollten nicht unbemerkt in die frühere Entscheidungssituation hineingelesen werden.
Dokumente gezielt statt wahllos sammeln
Eine nummerierte Belegliste erleichtert die Prüfung. Vollständige Nachrichtenketten und Anhänge sind besser als ausgeschnittene Sätze. Unwesentliche Doppelkopien können gekennzeichnet werden, Originale sollten erhalten bleiben. Die Chronologie ist keine rechtliche Haftungsentscheidung und ersetzt keine dringende Fristensicherung. Wenn eine Frist läuft, ist zuerst die rechtzeitige Bearbeitung zu klären, auch wenn die Unterlagen noch nicht perfekt geordnet sind.
- Jeden wichtigen Eintrag einem Beleg zuordnen
- Tatsache, Erinnerung und Bewertung kennzeichnen
- Fehlerdatum, Schadenseintritt und Kenntnis trennen